[기타] 비즈니스 매너

0. 비즈니스 매너의 중요성

- 성공한 CEO의 93%는 비즈니스 매너가 가장 중요한 성공 요소라 꼽았다.

- 매너는 인격의 지표이다. 

- 좋은 매너 -> 원만한 대인 관계 -> 성공적 사회생활로 이어질 수 있다.

 

좋지 않은 매너 : 

- 업무와 무관한 행동

- 소란스러운 행동

- 사적 전화

- 말 없이 사라지기

 

호감 매너 :

- 스몰토크 : 새로운 모습에 관심, 인사

 

 

에티켓 VS 매너 : 

- 에티켓 : 의무적 ,공공적, 규범적 -> 있다/없다

- 매너 : 존중의 태도, 행동, 습관, 관심 - 좋다/나쁘다

 

 

신입사원의 가장 피해야 할 치명적 실수 : 

- 근태, 복장 등의 기본적 예의 실수

- 상사 뒷담화 - 말실수

- 업무 중 과도한 딴짓

- 분위기 파악 X

- 지시와 다른 업무방향

- 회식 술자리 실수

 

-> 왜?

- 직장 생활에서의 규칙은 '격식'이 있으며 일상적 규칙과 다름

 

 

실수의 원인 : 

- 경험 부족 : 개인에서 조직 구성원으로 변화, 직무 경험 부족 -> 현장 경험으로 노하우를 습득 가능 

- 이해 부족 : 생소한 직장 예절, 직무용어, 상사 고객 등 비즈니스 대상과의 접촉 경험의 부족 -> 사전에 비즈니스 매너를 습득해 해결 가능

 

메라비언의 법칙 : 

- 첫 인상이 영향력을 발휘 : 내용(7%)보다도 목소리(청각적 이미지, 33%), 표정, 태도 (시각적 이미지, 55%)가 인상에 많은 영향을 미칩니다. 

- 어리숙한 모습 보다는 준비된 이미지(태도, 복장)가 중요합니다. 

 

따라서 사회 생활의 시작은 비즈니스 매너에서 비롯됩니다. 

 

즉, 좋은 매너란

- 부드러운 표정 

- 적극적 인사

- 바른 자세

- 공손한 말씨

- 단정한 용모 복장 (정장타입)

 

 

1. 첫 출근의 신입이 알아야 하는 것

 - 옷차림, 기본 제도(근로계약서), 적응기간, 업무 상황별 비즈니스 매너

 

- 옷차림 : 업무에 집중할 수 있는 정돈된 옷차림, 정장을 입지 않은 경우에도 셔츠, 재킷을 권장, 청결에도 주의

 

 

피해야 할 옷차림 : 

- 업무에 방해되는 옷차림

- 업종과 조직 분위기에 어울리지 않은 차림 

- 과한 염색, 튀는 패션, 문신, 악세사리 등의 강한 개성 스타일

- 캐주얼한 자유 복장을 허용 하더라도 첫 날을 단정하게 입을 것

-> "준비됨" 이 중요!!! 조직 분위를 모르는 신입의 경우 미리 파악 하길 권장

 

- 근로 계약서 : 근로조건과 임금 지급을 목적으로한 계약이 체결

- 근로자는 성실의무, 근로, 직무전념, 비밀준수, 겸업 금지, 사고대처의 의무를 작성

- 사용자는 배려, 임금지급, 안전배려, 균등 대우의 의무를 작성

 

잘못된 근로 계약서의 예)

 

 

 

근로 계약서의 중요성 : 

- 일방적 근로 조건 변경 방지

- 근로조건 분쟁 예방

- 근로자 보호 

- 근로 조건을 인식함

- 근로 계약 체결, 조건 변경, 요구있는 경우 사용자는 의무적으로 근로자에 교부

 

- 임금 구성항목, 계산 방법, 지급방법, 근로시간, 주휴일, 연차유급휴가, 취업장소, 종사할 업무, 취업 규칙의 필수적 기재사항, 기숙사 규칙에 정한 사항 등을 기재해야 함 -> 미체결 시 사업자는 500만원 벌금

 

- 위약 예정의 금지 : 근로 계약 불이행에대한 위약금, 손배를 예정하는 계약은 체결 되지 못하다.

- 전차금 상계의 금지 : 사용자가 전치금이나 그 밖에 근로할 것을 조건으로 전대 채권 임금을 상계 못함 (전차금은 취업 후 임금에서 변제될 것을 예정해 미리 빌려주는 금전)

- 강제 전금의 금지 

 

표준 근로 계약서, 단시간근로자 표준근로계약서 -> "근로 개시일", "장소", "휴가", "임금"은 필수

 

부당 근로계약 확인 방법 :

- 최저임금 : 최저 9620원

- 근로시간 체크 :1일 8시간 ,1주 40시간 초과 불가, 단 5인 이상, 협의 시 1주 12시간까지 연장근로 가능

- ~해야한다. ~할 수 없다 등의 문구 체크 : ex)~상황 시 벌금을 내야 함. 파손 시 변상해야 함 등. 위약예정 금지에 위반되어 무효이다. 1년 내 일을 그만 둘 수 없다 역시 위반 사항이다. 

 

-4대보험 : 국민연금, 견강보험, 고용보험, 산재보험(업체 100%) -> 산재를 제외하고 기업이 50% 본인 50% 부담.

 

부당한 피해 관련 상담/신고/민원 : 고용노동부 전문 상담기관에 신고해 도움을 받기

1) 고용노동부 기관 : 1350, 노동위원회 인터넷 신고 상담, 지방고용노동청 방문 상담

2) 전문 상담기관 : 고용복지플러스센터, 국가인권위원회, 대한법률구조공단

3) 근로복지공단 1588-0075

 

표준근로계약서(서식).hwp

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(복지) 2023 청년 내일채움공제 :

- 2년 이상으로 근로 계약서 작성

- 기업과 청년이 청년내일채움 공제를 신청해 고용노동부가 연계하여 급여 외 월 20만원 씩 지급(400만원), 2년 만기공제금(1200만원) 지급

 

 

2. 첫 출근 시 신입이 알아야 할 것

- 출근 첫 주간은 적응이 필요합니다. 스스로 체크해야 할 일들을 살펴 보겠습니다.

- 20, 30분 일찍 도착해 조직도, 부장님 성함, 부장님 전화를 미리 파악 

- 20, 30분 일찍 도착해 조직도, 부장님 성함, 부장님 전화를 미리 파악 

- 조직에대한 파악 : 회사의 취업 규칙, 담당부서, 부서 간 조직도 파악

- 사람 : 웃으며 인사, 임원과 부서 담당자 얼굴과 이름 기억, 회사용 이메일 만들기, 명함 신청하기

- 업무 : 구체적 직무내용 배우기, 주변 업무 흐름을 관찰하고 파악, 적극적 질문 및 메모

 

 

출근 시간 : 

- 출근 시간은 곧 자리에서 미리 업무 준비를 마친 시간을 말한다. 

 

 

출근할 때,

- 출근 시간 30분 전에 도착해 정리를 한다.

- 업무의 우선 순위를 정해 준비한다.

- 늦게 출근할 경우 "늦어서 죄송합니다"라고 알린 후 상사에게 사유를 보고함. "몸이 아파서 늦었습니다. "차가 막혀서 늦었으니 다음부터는 조심하겠습니다.", "(전화로) 몸이 안좋아 병원에 방문해야 할 상황입니다." 고 연락 하는 것이 바른 자세

 

퇴근 할 때 :

- 퇴근 시 "먼저 퇴근하겠습니다." 인사 후 퇴근

- 비품, 서류를 정리, 

- 퇴근 시 보안 마인드 (문서, 파일 유출 금지)

- 일찍 퇴근할 시 "죄송하지만 오늘 일이 있어서 퇴근을 일찍 해도 되겠습니까?" 고 말씀 드리는게 예의

- 퇴근 준비는 정해진 근무 시간이 끝난 이후 하며 다음날 업무가 원활하도록 마무리

- "죄송하지만 일이 있어서 먼저 퇴근을 해도 되겠습니까" 

- 개인 책상이나 업무 공간이기 때문에 항상 정리를 할 것

 

처음 뵙는 과장님께 가장 바람직한 인삿말 :

- 안녕하십니까? 오늘 ** 팀으로 입사한 나청년 입니다. 

- (아랫 사람이) 수고 많으십니다.는 바람직하지 않음.

- (아랫 사람이 먼저) 악수를 청하는 것은 바람직하지 않음

- ~라고 하는데요... 는 식의 말꼬리가 흘러가는 모습은 어정쩡한 인상을 줌.

 

인사 예절 : 

- 목례 : 15도, 가까운 사람, 하급자에게 가볍게 인사, 가볍게 인사, 들어올 때 인사

- 보통례 : 30도, 상체를 숙이는 인사

- 정중례 : 45도, 감사와 사과, 면점 때 하는 인사법

- 악수는 상급자가 하급자에게 먼저 청하며 맞잡은 손을 2~3회 흔든다.

 

 

명함 받을 때 : 

- 명함에 적힌 직함과 이름을 보고 호칭하며 인사한다. 

- 헤어진 후 명함 뒷면에 만난 날짜와 메모를 적어둔다.

- 두 손으로 공손히 받고 자신의 명함이 없음을 사과한다. 

- 리멤버 앱을 활용 하는 것도 좋다.

 

명함은

- 명함은 상대방에게 자신을 표현하는 수단이기 때문에 첫인상에 영향을 미친다.

- 명함은 직급이 낮은 사람, 자기소개를 먼저하는 사람이 건넨다. 읽기 좋게 끝을 잡고 돌려 두 손으로 정중히 건넨다. 

- 명함은 두 손으로 잡아 받아 직책, 이름을 확인하고 대화 시 직책으로 호명한다. 만남이 끝난 이후 간단히 뒷 면에 메모를 한다. 

 

사무실 전화가 울리는데 나 빼고 다 바쁠 때 : 

- 감사합니다. **회사 **팀 나청년 사원입니다. 팀장님이 잠시 부재중이시라 말씀해 주시면 메모 전달하겠습니다. 

- 전화는 회사를 대표하기 때문에 중요할 수 있는 전화이다. 대외적 이미지를 조심해야 한다. 

 

전화 거는 예절 :

- 출근 직후 등 너무 이른 시간, 식사 시간, 퇴근 시간 이후는 피하기

- 정확한 소속, 이름 밝히기

- 통화 여부 확인하기

- 자연스럽고 밝게 천인사

- 용건 전달 후 상대방의 이해 여부 확인하기

- 적절한 경어와 끝맺음 인사말

- 인사를 끝난 후 약간의 사이를 두어 조용히 수화기 내려 놓기

 

전화 받는 예절 : 

- 벨이 3회 이내 울릴 때 받기

- 메모할 준비

- 정확한 소속, 이름 밝히기

- 상대방이 누구인지 확인

- 찾는 사람이 부재중인 경우 메모, 조치 "지금 부재중이시니 2시 쯤 복귀 예정입니다. 메모 남겨 주시면 전해드리겠습니다."

- 이해한 요점 재확인

- 기다리게 할 때 양해 구하기

- 상대방이 전화 끊고 난 후 전화 끊기

- 메모 예시)

정호준 부장님께
00지사 김 00과장님이

- XX 처리내역 3개월 분 발송 했다고 합니다.
- 전화 달라고 하셨습니다.

연락처 : 010-1234-1234
11월 19일 목 10:27
박색별

- 반드시 전화번호 기재

- 수화기 등 반드시 눈에 띄는 곳에 두기

- 메모 뿐만 아니라 구두로도 전달

 

 

 

휴대전화 사용 예절

- 벨소리는 진동, 짧은 통화 낮은 목소리

- 기밀 사항은 회사 전화로 통화

- 이동 중에는 "죄송합니다만 지금 이동 중이어서 소음이 많은 관계로 통화가 어렵습니다. 제가 다시 전화를 걸어도 되겠습니까?"

- 전화를 받지 않은 경우 메시지를 남긴다. "잘 알겠습니다." 등의 수신 확인, 상사에게는 ~올림 명시

- 이모티콘 쓰지 말기

- 상사인 경우 상대방이 먼저 끊은 것을 확인 

 

 

경어 사용하기 :

- 최대리님 지금 깁부장님께서 방으로 들어오라하셨습니다.

- 부장님, 최대리가 업무 자료를 지금 보내 드렸다고 합니다.

 

 

올바른 호칭 사용하기 :

- 상급자에게는 "님" 존칭을 붙인다.

- 이름을 모르면 직책에 "님"을 붙인다.

- 자기를 지칭할 때 "저"와 성+직위+직명을 사용한다.

- 하급자, 동급자에게는 성, 직위, 직명을 호칭하고, "나"를 사용한다.

- 차상급자에게 상급자 호칭은 상급자의 존칭을 붙이지 않고 동사만 높여 부른다.

 

 

직위, 직책, 직급 : 

- 조직 내 서열 : 사원 > 대리 > 과장 > 차장 > 부장 > 이사부장 > 이사 > 상무 > 전무 > 부사장 > 사장 > 부회장 > 회장

- 직책 : 단위조직을 맡아 운영하는 임무, 의사결정 권한 책임 차이에 따라 구분 : 팀장 > 실장 > 사업부장 > 부문장 > 본부장 > CEO

- 직급 : 연공 서열 관련 근무 기간 : 사원(1년), 대리(3년), 과장(5년), 부장(7년)

 

이메일 작성 예절 :

- 제목은 구체적, 간결하게 : 예) 00판촉 기획안입니다. /~건 진행상황/ 00에대한 보고서 전송

- 정중한 경어체, 완전한 문장

- 문장이 길어지지 않도록 핵심 위주

- 상대방을 고려한 글자 크기와 폰드

- 메일 답장은 가능한 빨리, 관련 내용의 회신이 어려울 시 언제까지 답신하겠다고 24시간 내 회신

 

전달, 참조 기능 이해 :

- 참조(CC) : 메일 공유할 사람,

- 숨은참조(BCC) : 참조인을 숨김 (주로 상사에게 진행과정 전달할 때),

- 전달(Fw) : 메일의 전체 내용을 모두 전달,

- 답장 (Re) : 해당 내용에 바로 이어 답장

 

 

이메일 상황별 인사말 : 

- 일반적 메일 : 감사드립니다. 인사드립니다

- 신경 써야 할 때 : 늘 신경 써 주시고 관심 가져 주셔서 감사드립니다.

- 답장 메일 첫인사. : 메일 감사합니다. 잘 받았습니다.

- 부탁 시 끝인사 :면목 없습니다...

 

 

문서 종류 이해 : 

- 공문서 : 정부, 행정기관에서 대내적 대외적 공무를 집행하기위해 작성하는 문서, 정부기관이 일반회사, 단체로 접수하는 문서, 일반회사에서 정부기간을 상대로 사업을 진행할 때 작성하는 것도 포함, 엄격한 규격과 양식에 따라 정당한 권리를 가진 사람이 작성해야 하며 최종 결재권자의 결재가 있어야 문서로서 인정.

- 기획서 : 아이디어를 내고 기획해 하나의 프로젝트를 문서 형태로 만들어 설득하는 문서

- 기안서/ 품의서 : 회사 업무이 협조를 구하거나 의견 전달할 때 작성, 사내 공문서를 기안서라고 함. 사업 활동계획 초안, 안걸 발의, (품의서) 기획 시행 전 특정 사안 결재 요청

- 보고서 : 특정 일 현황, 진행상황, 연구, 검토 결과 : 영업 보고서, 결산 보고서, 업무 보고서, 출장 보고서, 회의 보고서

 

4. 마무리 

직장 생활은 인간 관계이다. 어떤 사람과 어떤 것들을 해 나갈지가 결국 회사 생활의 전부이다.

업무 능력, 분위기 파악, 사내 교류, 회사 적응 등등 모든 회사 내 활동들은 결국 회사 사람들과의 관계로 모든 것들이 결정될 것이다. 

 

신입 사원의 보편적 고민 :

- 인간관계 스트레스 : 나이, 가치관, 소통방식, 일-여가 구분 차이 => 서로 이해 존중, 목표 공유 완성, 선배의 업무 방식과 노하우 존중하는 자세, 선배의 방식을 배워 자신의 방식으로 적용하기, 내 가치관을 내려 놓고 한 번 쯤 생각하기

 

- 업무 능력 미숙 : 신입은 기본 자질만 갖추고 입사한 상태. 충분히 실수할 수 있음을 인지하고 과하게 자책하지 말기, 실수가 발생했을 때 즉시 보고, 실수 하는 것이 중요(조기에 정정)

 

 

실수 대처 사과하기 :

- 핑계 대거나 남 탓 하지 않기

- 혼자 해결하려 고민하거나 시간 지체하지 말기

- 실수 내용을 축소하거나 감춰 보고하지 말기

- 한 번 했던 실수는 반복하지 않기

 

 

거절의 매너 : 

- 바쁜 업무 상황에서 지시가 왔을 경우

- 할 수 있는 일을 말한다. vs 할 수 없다고 말한다.

- 열심히 하겠다는 의지를 전한다. vs 거절 당했다는 느낌을 준다.

- 이해와 도움을 요청한다. vs 할 수 없는 이유를 말한다. 

 

거절의 예시 : 

- 내일 오자마자 바로 견적을 내서 빨리 보낼 수 있게 하겠습니다.

- 네, 이것 처리해 놓고 최대한 바로 알아봐서 결과를 올려 드리겠습니다.

- 주신 견적부터 하고 싶은데 너무 급한 일이 밀려 있어 죄송합니다. 조금만 기다려 주시면 감사하겠습니다. 

 

 

신입에서 프로로 : 

- 직업 목표 설정, 자기계발에 집중 : 일을 통해 얻으려는 목표를 찾고 업무 역량을 쌓자.

- 1년마다 이력서 업데이트, 버킷리스 트작성

- 멘토를 찾을 것 : 주변 사람들은 모두 같은 고민을 거쳐 왔기 때문에 어려움을 터 놓을 수 있는 멘토를 내부, 외부에서 찾자, 회사 내부 사정을 이해하고 공감해 줄 사내 멘토를 찾는 길은 먼저 열린 마음으로 다가가는 것에서 시작한다.

 

 

 

매너는 지식에 광채를 나게 하고 처신에 원활함을 준다. 
- 체스터필드 -